Arrangera jaktprov

Vill du arrangera ett jaktprov för retriever (B-prov) eller tollare? Det första du måste göra i sådana fall är att ta kontakt med Jaktprovssekreteraren för samordning. Nedan följer viktig information om hur B-prov organiseras i SSRK.

Året innan provet

Provledarutbildning: Provledaren för provet måste ha genomfört provledarutbildning. Den görs en gång per år, normalt i februari.

Provledarträff: Provledaren, eller en annan representant för provet, skall delta på provledarträffen. Provledarträffen hålls normalt i mars.

Skaffa inloggning i Knack: Jaktprovssekrereraren hjälper dig med inloggning i administrationssystemet. Där kommer du se datum till provet, bokad domare och så vidare.

Bestäm datum: Datum bestäms i samråd med Jaktprovssekreteraren. För ordinarie prov läggs en preliminär planering under våren året innan. Särskilda prov har kortare framförhållning, och kan läggas in med några veckors varsel.

Boka Domare: Bokning görs via Domarbokaren, Anne Nerell. Har du önskemål om en särskild domare, kontakta Anne i god tid! Bokning av domare görs normalt ca 1 år innan provet.

Diplom, jaktprovsprotokoll och rosetter: Kan hämtas på provledarträffen eller hos Jaktprovssekreteraren.

Provplats: Provledningen ansvarar för att utse en lämplig provplats och göra ett provupplägg som passar för klassen.

Funktionärer: Provledningen ansvarar för att utse lämplig uppsättning funktionärer. Det är normalt med 5-7 funktionärer.

Vilt: Provledningen ansvarar för att vilt finns i lämplig mängd och av god kvalité. Om ni behöver hjälp med att skaffa fram vilt kontakta jaktprovssekreteraren i god tid. Om du är osäker på hur mycket vilt du behöver, använd mallen som finns under dokument till höger.

Veckorna innan provet

Budget: Gör en budget, det vill säga gör en beräkning av hur mycket intäkter och kostnader provet kommer att ha. Vissa av kostnaderna kommer klubben att betala direkt och en del av kostnaderna ska betalas kontant, exempelvis mat, vilt, logi, skott, milersättning och domararvode. OBS: Använd mallar från SSRK. I mallen anges beloppet du önskar ha som förskott för att betala direkta kostnader. Ange konto för utbetalning. Spara samtliga underlag/kvitton för alla utlägg. Utan underlag kan du inte få ersättning!

För att få förskott bör budgeten laddas upp i Knack senast 3 veckor innan provet.

Dummies, tält, lösa hagelpatroner, skrivplattor mm.: Ta kontakt med jaktprovssekreteraren i god tid för samordning. Hämtas och lämnas på platsen där de lagras.

Vandringspriser: Kolla på listan vandringspris om eller vilka vandringspriser som ska delas ut. Ring in vandringspriser. Skriv ut kvittenser för vandringspriser. Dessa ska skrivas under direkt vid mottagandet.

Innan provdagen

Skriv ut blanketter: Oacceptabelt beteende, Skriv ut reseräkning till domarna.

SSRK Prov: Hela provet administreras i SSRK Prov, allt från lottning till framtagande av katalog och prislista. För att få tillgång til SSRK Prov, kontakta jaktprovssekreteraren. Jörgen Norrblom har tagit fram en lathund som steg för steg hjälper dig, från första inloggning till avslutat prov. Om du blir osäker, kontakta jaktprovssekreteraren för hjälp!

Betalningskontroll: Betalningskontroll ska alltid göras av dem som betalar manuellt! Provledningen kontaktar kassören, om någon anmäld står som "Ej betald" eftersom de prickas av manuellt i SSRK Prov. Detta MÅSTE göras innan lottning av provet.

Medlemskontroll: Kontroll av medlemskap görs via stickprov. Saknas betalning, har senaste fakturan inte kommit fram eller liknande frågor från startande? Meddela den startande att ta kontakt med SSRKs medlemsservice, som hanterar alla medlemsfrågor.

Lottning: Efter betalningskontroll och kontroll av medlemskap görs lottning. Provledningen ansvarar för lottning.

Reserver: Provdeltagare ska kunna ställa upp som reserver till två dagar innan provet. Erbjud gärna deltagare att fylla lediga platser på provet så sent som möjligt.

PM: Provledningen ansvarar för att PM läggs ut på SSRK Prov/skickas till startande med inbjudan till provet.

Protokoll: Provledningen förbereder protokollen genom att fylla i huvudet på alla Jaktprovsprotokoll retriever.

Efter provet

Redovisning till SSRK: Följande blanketter från SSRK ska skickas in till kansliet efter provet:

 
  • Ifylld Checklista
  • Ifylld och påskriven Prislista, inklusive Provplats och Kommissarie. 
  • Blanketten Avrapportering efter provet


Obs! Dessa måste skickas in då SSRK-Prov inte hanterar de här uppgifterna!

Annonsera resultatet: Skicka resultatet till jaktprovsekreteraren. Sänd ditt mail så fort du hinner. Gärna på kvällen efter provet. Bifoga gärna foton på pristagarna. Detta är särskilt viktigt ifall ni fått sponsring med priser! Kom ihåg att meddela vem som är vem i bilden samt fotografens namn.

Redovisning av förskott och utlägg: Fyll i redovisningssidan i budgetblanketten. Det måste finnas underlag för alla utlägg. Använd blanketten reseräkning för utbetalning av milersättning. Ladda upp i knack, och posta alla original till Gun för genomgång:

Gun Eriksson
Våruddsringen 79
127 41 SKÄRHOLMEN

Återbetalningar: Återbetalning för de som betalt via SSRK-prov görs där. Lista för de som betalat manuellt och som ska ha återbetalt skickas till kassören snarast efter provet genomförts. För varje återbetalning ska framgå ägarens namn, hundens namn, kontonummer till vilket återbetalning ska ske och vilket belopp som ska betalas. En administrationsavgift (fn 40:-) dras av från återbetalningen enligt gällande regler (administrationsavgiften tas endast ut när betalningen gjorts via plusgiro. Om avgiften är betald med kort utgår ingen administrativ avgift). Inkomna intyg avseende avbokning av start avseende löptik, skadad hund mm behålles av provledningen.

Vandringspriser: Kvittenserna skickas till Cina Lundin, Jungfrudansen 62, 171 52 Solna.

Kontaktuppgifter

Jaktprovssekreterare: Pehr Söderman, RÖSKÄR 5, 185 93, Vaxholm. 
Tel: 070-441 68 42.

Redovisningar: Gun Eriksson, Våruddsringen 79, 127 41 SKÄRHOLMEN

Kassör: Gabrielle Ljungberg, Vassv 11 A,168 57 Bromma. Tel: 070-224 06 86.

Domarbokare B-prov: Anne Nerell. Tel: 073-530 70 96.